Det bedste råd:
Bland ikke statusoptælling sammen med andre opgaver.

Det kan i princippet godt lade sig gøre at plukke ordrer, og endda varemodtage og lagerregulere, mens man laver statusoptælling, men vores bedste råd er at lade være og koncentrere sig om sin statusoptælling.

Der er mange fælder i at blande de to sammen, og skal det lykkes, skal man have totalt styr på vareopdelingen på sit lager, så man kan statusoptælle en del af sit lager, mens man behandler ordrer, varemodtager osv. i andre dele af lageret.

Vi ser flest problemer med statusoptælling, når man forsøger at gøre flere ting på samme tid, uden at have helt styr på sine processer og på opdelingen af lageret.

Kig ikke på det forventede lagertal, når du begynder på din statusoptælling

Statusoptællingen oprettes i Lagersystem og kan klargøres længe før, den egentlig skal tages i brug.
I det øjeblik, den oprettes, hentes de forventede lagertal, som er gældende på det præcise tidspunkt, og det er dem, man kan se på statusoptællingen inde i Lagersystem:

Hvis man flere dage senere går i gang med sin statusoptælling, passer det tal nok ikke længere, så det skal man lige være klar over. Tallet er forældet i listen, men opdateres i det øjeblik, varen bliver scannet i statusoptællingen.

Man bør derfor ikke printe en liste ud med tal for Forventet lager og gå ud fra den, når man laver sin statusoptælling, men blot forholde sig til hvor mange varer der faktisk står på lageret.

Pas på med varer, som ligger på flere lokationer

Lagersystem henter lagertal fra et backendsystem, holder styr på pakkeordrer, og holder styr på dine lokationer på lageret. Men der er ingen registrering af, hvor mange stk. af en vare, som ligger på hver lokation.

Så hvis du eksempelvis har 100 stk. af varenr. 314, fordelt med 40 stk. på en lokation i reol A og 60 stk. på en lokation i reol B, så ved Lagersystem kun, at der findes 100 stk. og at varenr. 314 kan findes i reol A og i reol B. Men Lagersystem ved ikke, hvor mange stk., der ligger hvert sted.

Generelt er vores råd at holde varen på én lokation, i det omfang det er muligt, og kun have varer på flere lokationer, hvis det faktisk gavner din hverdag.
Det bliver nemlig lidt sværere at overskue, hvis man har den samme vare flere steder, og det kan besværliggøre statusoptællinger.

Men hvis man faktisk har den samme vare liggende på flere lokationer, så skal man i hvert fald huske det, når man laver sine statusoptællinger.

Statusoptællingen fungerer nemlig sådan, at der oprettes en liste med de varenumre, som skal optælles, og så er det de varenumre, som danner grundlag for optællingen.

• Hvis man har valgt at lave en fuld status, beder man om at få optalt samtlige varenumre, som findes i Lagersystem i det øjeblik, man danner sin statusoptællingskladde.
• Hvis man vælger at lave en statusoptælling af reol A, får man en liste over samtlige varenumre, som findes på lokationer i reol A i det øjeblik, man danner sin statusoptællingskladde.
• Hvis man vælger at lave en statusoptælling af en liste med bestemte varenumre. eller af varer fra en bestemt leverandør, så får man en liste med netop de varenumre, uanset hvilken lokation de ligger på.

Selve statusoptællingen fungerer sådan, at du indlæser den i din håndterminal og får besked på, hvilke varenumre, du skal scanne. Du går nu i gang med at scanne varerne fra en ende af. Du optæller 40 stk. af varenr. 314 i reol A.

I det øjeblik du scanner varenr. 314 første gang, så opdateres det forventede lagertal til at være det helt aktuelle tal på det tidspunkt.
Det forventede lagertal på dette tidspunkt er det gældende tal og ændres ikke efterfølgende!
Det betyder:

• Hvis du er i gang med en fuld statusoptælling, og nogen når hen og plukker af varenr. 314 i reol B, inden du når hen for at tælle varen op dér, så passer dine lagertal ikke.
• Hvis du kun skal tælle varerne i reol A, og ikke husker på, at der også ligger 60 stk. af varenr. 314 ovre i reol B, så får du nedreguleret dit lager til de 40 stk., som ligger i reol A.

Det er differencen på scanningstidspunktet, som overføres til dit backendsystem, og ikke det samlede lagertal.

I det øjeblik, du scanner en vare med din håndterminal hentes lagertallet fra din webshop eller økonomisystem og du får det helt aktuelle lagertal i det forventede lagertal.

“Forventet lager” udregnes på baggrund af Lagerbeholdningen i dit backend-system, men tager højde for de åbne ordrer, der ligger i systemet på det pågældende tidspunkt, hvis det er relevant i forhold til dit backendsystem.

Du fortæller din håndterminal, hvor mange stk. af dit varenummer, som ligger på hylden. Og ud fra det udregnes en difference i forhold til det forventede lagerantal i netop det øjeblik.

Når du er færdig med din status, overfører du differencerne som en lagerregulering tilbage til dit backendsystem.